Business Process Improvement

Business Process Improvement àKerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih baik.

Karakteristik BPI

• —  Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
• —  Adanya batasan yang jelas (process scope)
• —  Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
• —  Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
•  Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
• —  Adanya waktu siklus yang diketahui
• —  Memiliki perubahan prosedur resmi
• —  Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

Sasaran Perbaikan Proses Bisnis

• —  Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
• —  Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
• —  Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan system

Dasar Pemilihan Proses Untuk Diperbaiki :

• —  Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
• —  Proses-proses berbiaya tinggi
• —  Proses dengan waktu siklus yang panjang
• —  Ada cara/proses yang lebih baik
• —  Tersedianya teknologi baru
• —  Arahan manajemen untuk menerapkan metoda baru

Fase-fase Perbaikan pada Proses Bisnis

1. Mengorganisir perbaikan

Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.

• —  Mendefinisikan proses bisnis yang kritis
• —  Pemilihan process owner
• —  Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
• —  Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
• —  Mengembangkan model perbaikan
• —  Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan

2. Pemahaman proses

Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung

• —  Membuat bagan alir proses
• —  Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
• —  Melakukan analisa waktu proses
• —  Pelaksanaan perbaikan yang cepat
• —  Pengaturan proses dan prosedur

3.  Penyederhanaan proses

Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis

• —  Menyederhanakan proses
• —  Pemilihan proses yang dikehendaki
• —  Mengurangi birokrasi
• —  Meng-upgrade peralatan
• —  Standarisasi proses
• —  Mengurangi waktu proses

4. Pengukuran dan Kontrol

Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk mengontrol jalannya proses perbaikan.

• —  Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
• —  Menyediakan system umpan balik
• —  Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

 

5.  Perbaikan Berkelanjutan

Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya

• —  Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
• —  Mengkualifikasikan proses
• —  Mencari dan menghilangkan masalah proses
• —  Studi banding proses
• —  Melihat kembali kualifikasi secara berkala

Cycle  Time

Three Categories Of Cycle Time

—  Real Value Added (RVA)

Essential proceses that transform input into outputs that are necessary to meet customer’s requirements and have perceived value to customer.

Contoh :

• —  Product development
• —  Material procurement
• —  Design
• —  Fabrication
• —  Assembly
• —  Finishing
• —  Packaging
• —  After sales service

—  Business Value Added (BVA)

Processes that are installed by management and deemed necessary to support, control, and monitor internal business function but have little or no perceived value to the customer

Contoh :

• —  Scheduling
• —  Marketing
• —  Career planning
• —  Auditing

—  Non Value Added (NVA)

Non essential processes

Contoh :

• —  Redundant inspections
• —  Filling in forms
• —  Rework
• —  Excessive transit
• —  Waiting
• —  Storage

Efficiency Cycle-Time

                         RVA

         Tn  =    ---------

                           T

—    Tn      =   Cycle time efficiency

—    RVA    =  Real value added time

—    T         =  Total cycle time

                =   RVA + BVA + NVA

Improvement cycle time :

• —  Eliminate all non-value-added activities
• —  Minimize business value added activities
• —  Streamline the real value-added activities

Streamlining

1. Bureaucracy elimination

—  Menghilangkan pekerjaan administrasi, perizinan, dan kertas kerja (paperwork) yang tidak diperlukan

2. Duplication elimination

—  Menghilangkan aktifitas yang hampir sama dalam proses

3. Value-added assesment

—  Dilakukan dengan cara mengevaluasi setiap  aktivitas dalam proses bisnis untuk mengetahui nilai tambah yang dapat diberikan terhadap pemenuhan kebutuhan kastemer.

4. Simplification

—  Mengurangi kompleksitas proses

5. Process cycle-time reduction

—  Menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus  agar bisa memenuhi harapan kastemer dan meminimasi ongkos penyimpanan

6. Error proofing

—  Proses harus dikondisikan sulit untuk melakukan aktivitas yang salah

7. Upgrading

—  Mengefektifkan pemakaian modal peralatan dan lingkungan kerja untuk meningkatkan seluruh performansi

8. Simple language

—  Mengurangi kompleksitas cara menulis dan berbicara, membuat dokumen mudah untuk dimengerti oleh seluruh pemakai

9. Standardization

—  Membuat standarisasi proses

10. Supplier partnerships

—  Hubungan baik  dengan kastemer (kualitas output suatu proses  tergantung pada kualitas input)

11. Big picture improvement

—  Teknik ini digunakan jika sepuluh tools yang tersebut di atas tidak memberikan hasil yang diinginkan.

12. Automation and/or mechanization