Bencmarking Process

Benchmarking  à proses membantu untuk mengenali diri sendiri, memahami persaingan, mendefinisikan proses terbaik, dan mengintegrasikannya dalam organisasi.

Tipe Benchmarking

1. Internal

•          Benchmarking yang dilakukan untuk organisasi kita sendiri

•          Lebih mudah dilakukan

•          Bisa dilakukan dengan cara mengundang ahli dari organisasi lain untuk melakukan improvement dalam organisasi kita.

2. Competitive

•          Memerlukan investigasi produk, service, dan proses pesaing

•          Cara yang biasa dilakukan adalah dengan membeli produk atau service pesaing yang kemudian dianalisis untuk mendapatkan keunggulan kompetitive.

3. World-Class Operation

•          Benchmarking dilakukan terhadap industri world-class

4. Activity Type

•          Benchmarking untuk aktivitas yang spesifik.

Benchmarking proses meliputi :

—  Memutuskan apa yang akan di benchmark

—  Mendefinisikan proses untuk dibandingkan

—  Mengembangkan pengukuran untuk dibandingkan

—  Mendefinisikan area internal, eksternal perusahaan untuk di benchmark

—  Mengumpulkan dan analisis data

—  Menentukan gap antara proses yang ada dengan proses terbaik

—  Mengembangkan action plan, target, dan proses pengukuran

—  Update benchmarking

6 Fase Benchmarking Proses

1. Process Design (Planning)
2. Internal Data Collection
3. External Data Collection
4. Data Analysis
5. Process Upgrading
6. Periodic reassessment

Internal Benchmarking Process Flow

Planning Phase

1. Identify what to benchmark

•          Identifikasi produk, proses, dan aktivitas yang akan dibenchmark.

2. Obtain Management Support

•          Adanya dukungan manajemen bisa dilihat dari target produk, proses, dan aktivitas

3. Develop benchmark measurement

•          Meliputi data kualitatif dan kuantitatif

4. Determine how to collect data

Metode pengumpulan data :

•          Pengumpulan data langsung : proses, prosedur, dan flowchart

•          Interview : telepon, survey, internet, dokumentasi lain

•          Kunjungan lokasi

5. Review plans with location experts

•          Review data plans

•          Rekomendasi lokasi lain yang aktivitasnya hampir sama

•          Identifikasi Organisasi eksternal untuk dibenchmark

6. Select Location

Data Collection And Analysis Phase

7. Exchange Data

•          Hubungi kontak person

•          Siapa partner dalam Benchmarking proses

•          Berikan matrix data, prosedur, dan flowchart proses

8. Conduct telephone interview and surveys
9. Form a corporate benchmarking committee

•          Mereview data yang dikumpulkan dan mendiskusikan lebih detail untuk mengembangkan pemahaman

10. Conduct Location visits

•          Hasil kunjungan sebaiknya direview dengan menyebutkan kekuatan dan kelemahan proses

Benchmarking dapat dilakukan pada beragam tingkat dan terhadap sejumlah bidang / bagian.

Perbandingan dapat dilakukan antara :

• —  Departemen yang berbeda dalam satu divisi
• —  Divisi yang berbeda dalam satu perusahaan atau organisasi
• —  Organisasi yang berbeda dalam satu industri
• —  Organisasi yang berbeda dalam industri yang berbeda